Cet article a été rendu possible grâce à la collaboration de mes collègues Éric Wursteisen et Caroline Humbert. Éric a contribué au remue-méninges de l’atelier et Caroline a été la première à l’animer avec son équipe et sa rétroaction et ses commentaires ont été intégrés.
Si vous êtes comme nous, la plupart de vos interventions comme coach ou Scrum Master ont un lien avec la visualisation du travail.
Or, plusieurs personnes ne comprennent pas pourquoi et comment il peut être bénéfique de visualiser leur travail. Tout est dans leur tête ou disséminé ici et là et elles vivent très bien avec ça. Peut-on leur démontrer par un mini-exercice les bienfaits d’une visualisation, aussi simple soit-elle?
Cet article présente un atelier simple qui ne parle que de visualisation des travaux.
Matériel requis
- Cartes blanches sur lesquelles on peut écrire
- Marqueurs/crayons
Durée suggérée
L’atelier est jouable en 60 minutes, mais favorisez une période de 90 minutes pour donner plus de temps de réflexion et d’échanges.
Exécution
PRÉPARATION ET RONDES INDIVIDUELLES
- Demandez aux participants d’écrire sur des cartes des choses qu’ils ont à faire (1 à 5 jours ou plus), en ordre d’importance (séquence), en se posant les questions :
- C’est pour quand?
- C’est pour qui?
- Quelle est l’ampleur du travail à faire?
- De qui ai-je besoin pour le faire?
- …
Mais n’écrire qu’un titre, pas d’autre information!
Les participants auront peut-être de la difficulté, iront dans leur calendrier (Outlook ou autre) ou leurs notes: c’est normal! On veut justement leur montrer que l’information est disséminée un peu partout et que ce n’est pas si simple d’en faire une liste unique. Ils ne penseront peut-être pas non plus aux tâches plus administratives.En tant qu’animateur, vous devriez prévoir quelques exemples de tâches appropriées au contexte des participants, autant administratives que de contenu.
- Individuellement, mélangez les cartes (à la « pige dans le lac », en tournant les cartes);
- Du lac, sélectionnez et retirez la carte la plus prioritaire à faire (en retournant 1 ou 2 cartes à la fois, puis on les retourne à nouveau);
- Essayez d’ajouter une nouvelle carte, puis mélangez de nouveau vos cartes (en excluant la carte sélectionnée);
- Imaginez que vous complétez votre tâche sélectionnée, puis recommencez à l’étape #3:
Variation A : au hasard, retirez une carte du lac. Votre mémoire fait défaut, vous l’avez oublié!
Variation B : le maître du jeu peut ajouter une tâche administrative au hasard (faire votre feuille de temps, évaluer une nouvelle demande, corriger un nouveau bogue, etc.)
Soyez prêts à les challenger sur leurs différentes tâches et la priorité de ces dernières.
En plus de suggestions, permettez-vous de remettre des cartes « terminées » dans le lac en leur rappelant que dans leur vie professionnelle, il est fréquent de mettre des demandes débutées en attente.
Après quelques itérations, passez au mode « équipe ».
RONDES D’ÉQUIPE
Même si les participants ne sont pas tous de la même équipe, considérez-les comme tel. Ça pourrait être un peu plus difficile de s’y retrouver, mais c’est bien souvent le cas dans la réalité des équipes qui se connaissent mal ou qui ne partagent pas leurs tâches. Adoptez un rôle de Scrum Master en les laissant s’auto-organiser, en leur rappelant les règles et en facilitant et en enlevant les bloquants.
- Pour l’ensemble de l’équipe, mélangez toutes les cartes de tous les participants;
- Du lac, sélectionnez et retirez pour chaque participant une carte (les plus prioritaires);
- Essayez d’en ajouter, ou encore, le maître du jeu peut en ajouter d’autres, puis mélangez de nouveau l’ensemble des cartes (en excluant les cartes sélectionnées);
- Imaginez que vous complétez vos tâches sélectionnées, puis recommencez à l’étape #2.
Variation A : au hasard, retirez une ou deux cartes du lac, elles sont oubliées!
Enfin, après quelques itérations, on visualise.
VISUALISATION
- Visualisez! Placez pour une dernière fois l’ensemble des cartes en colonne, par ordre de priorité;
- On peut en plus inscrire d’autres informations pertinentes sur les cartes;
- Sélectionnez et retirez chacun les cartes les plus prioritaires;
- Essayez d’en ajouter et constatez la plus grande facilité de placer les nouvelles cartes;
- Imaginez que vous complétez vos tâches sélectionnées, puis recommencez à l’étape #3.
Variation A : le maître du jeu ajoute des tâches au hasard, à placer parmi le reste.
Après quelques itérations, c’est plus facile de s’y retrouver, non?
Plusieurs tâches risquent d’être prioritaires et il est fort probable qu’ils seront réticents à parler de limiter le WIP. N’insistez pas encore sur ce point, c’est normal et ce sera pour une prochaine fois.
Explications
Expliquer qu’il a été démontré scientifiquement que la priorisation est la tâche mentale la plus exigeante, en partie parce que dans notre tête, nos idées sont pêle-mêle comme sur les premières étapes (pige dans le lac), en plus d’avoir une mémoire qui nous fait parfois défaut.
Est-ce qu’on veut se taper à chaque fois l’effort mental de se souvenir, catégoriser et trier de nouveau?
Donc, il est primordial de VISUALISER nos travaux. Il faut insister sur l’importance de rendre visible nos travaux à faire et en cours: c’est la toute première règle d’un système Kanban, personnel ou d’équipe, avec un système simple à 3 colonnes : options, en cours, terminé.
Cela vous permet d’éviter d’avoir à refaire les efforts de mémorisation, de priorisation et de sélection des tâches et de plus facilement partager ou transférer les tâches entre coéquipiers.
Cela permet pour les autres de voir et comprendre à quel point l’équipe est occupée et l’impact que pourraient avoir de nouvelles demandes. Quelles demandes sont les plus prioritaires?
Prochaine étape : limiter notre WIP, car bien que dans l’exercice on ait « complété » nos cartes au fur et à mesure, dans la réalité, on a souvent tendance à en faire plusieurs en même temps.
Références
https://modusinstitute.com/courses/personal-kanban/lectures/661915
https://modusinstitute.com/courses/personal-kanban/lectures/1181169